De 4 trin i VELOSO Execution Excellence processen
1. Mål
Prioriter få klare mål
2. Plan
Opret en fokuseret eksekveringsplan, der viser vejen til målene
3. Commitment
Engagér dit teams og fasthold motivation med fokus på fremdrift
4. Opfølgning
Vær konsistent i din opfølgningsfrekvens, giv/modtag direkte feedback og led dit team til succes
Lad os kigge nærmere på, hvordan ActionPlanner kan digitalisere ikke alene din eksekveringsproces, men muligvis også din virksomhedskultur
Mål
Når du definerer mål, sætter du en retning. Enhver vellykket transformation starter med et klart mål for øje. Det er derfor, vi forudsætter, at du allerede har haft en (strategi) proces til at identificere dine vigtigste mål og tiden nu er kommet til at eksekvere på din ambitioner.
Nedenfor kan du læse mere om hvordan ActionPlanner kan hjælpe dig og dit team med at forstå, acceptere, rapportere og aligne jeres mål
Funktioner der understøtter MÅL i ActionPlanner
Funktionalitet i ActionPlanner
Fordele
Værdi
Oprettelse af skræddersyet mål hierarki med virksomhedens overordnede mål og delmål samt KPI’er til uddelegering og mangfoldiggørelse, der matcher jeres behov
Alle mål er samlet ét sted, der er let tilgængeligt fra alle steder og for alle interne eller eksterne brugere
- Transparent målopnåelse i realtime på alle niveauer og på tværs af organisationen
Kaskade og nedbrydning af mål og KPI’er samt effektiv kommunikation herom
Oversættelse af hvordan hvert niveau bidrager til at realisere de strategiske intentioner
- Align og re-align dit team over tid. Mere motiverede medarbejdere, der har indsigt i virksomhedens udvikling og udfordringer, men også hvordan de personligt bidrager til helheden, hvilket skaber mening
Simple farvekodede feedbacks på mål, initiativer og milepæle
Status på målopnåelsen i tre dimensioner (for bedre at forstå fremdriften): en farve (mavefornemmelse), kommentarer (tanker) og objective måltal
- Alle er sig på samme vidensmæssige omgangshøjde, uanset hvilket team de driver. Det skabe mere værdifulde og effektive møder
Automatisk aggregerede statusrapporter
Visualiser status på jeres eksekvering med én version af sandheden og få samtidig svar på hvor mange initiativer der pågår og deres stade – i realtid
- Minimer e-mails, slides og regneark dokumenter og spar tid på at koordinere og finde information
Smiley-KPI’er
Mulighed for at tilpasse kvalitative måltal og derved opnå et mere nuanceret billede af fremskridt
- Bedre problemløsning og beslutninger igennem mere nuanceret indsigt og datadrevet dialog
Funktioner der understøtter MÅL i ActionPlanner
Funktionalitet i ActionPlanner
- Oprettelse af skræddersyet mål hierarki med virksomhedens overordnede mål og delmål samt KPI’er til uddelegering og mangfoldiggørelse, der matcher jeres behov
- Kaskade og nedbrydning af mål og KPI’er samt effektiv kommunikation herom
- Simple farvekodede feedbacks på mål, initiativer og milepæle
- Automatisk aggregerede statusrapporter
- Smiley-KPI’er
Fordele
- Alle mål er samlet ét sted, der er let tilgængeligt fra alle steder og for alle interne eller eksterne brugere
- Oversættelse af hvordan hvert niveau bidrager til at realisere de strategiske intentioner
- Status på målopnåelsen i tre dimensioner (for bedre at forstå fremdriften): en farve (mavefornemmelse), kommentarer (tanker) og objective måltal
- Visualiser status på jeres eksekvering med én version af sandheden og få samtidig svar på hvor mange initiativer der pågår og deres stade – i realtid
- Mulighed for at tilpasse kvalitative måltal og derved opnå et mere nuanceret billede af fremskridt
Værdi
- Transparent målopnåelse i realtime på alle niveauer og på tværs af organisationen
- Align og re-align dit team over tid. Mere motiverede medarbejdere, der har indsigt i virksomhedens udvikling og udfordringer, men også hvordan de personligt bidrager til helheden, hvilket skaber mening
- Alle er sig på samme vidensmæssige omgangshøjde, uanset hvilket team de driver. Det skabe mere værdifulde og effektive møder
- Minimer e-mails, slides og regneark dokumenter og spar tid på at koordinere og finde information
- Bedre problemløsning og beslutninger igennem mere nuanceret indsigt og datadrevet dialog
Plan
I trin 2 skal en fokuseret eksekveringsplan beskrives med de vigtigste initiativer og milepæle, der skal eksekveres for at realisere målene i trin 1. Derefter bør den overordnede eksekveringsplan (med niveau 1 initiativer og milepæle) yderligere planlægges med underinitiativer for at sikre en forankring på næste organisatoriske niveau og undgå en disconnect mellem ledelsens forandringsagenda og hvad der reelt eksekveres operationelt.
Ved at digitalisere dine handlingsplaner i deres naturlige tilhørssted, ActionPlanner (istedet for regneark og præsentationer), muliggør du interaktive planer med påmindelser og notifikationer. Samtidig engagerer og styrker du dit team ugentligt, hvis ikke dagligt.
Her er eksempler på funktionalitet, der kan understøtte dig i netop denne fase
Funktioner der understøtter PLANER i ActionPlanner
Funktionalitet i ActionPlanner
Fordele
Værdi
Skriv aftaler med initiativer, milepæle og opgaver
Få overblik og visualisering af din forandringsagenda og tillad at skelne mellem de store og de små ting på eksekveringslisten
- Ingen misforståelser: klare forventninger til leverancer
- Ingen forglemmelser: systemet sender automatiske påmindelser
- Bedre eksekvering: vi får flere af de prioriterede opgaver for hånden
Definer feedbackkrav
Vi sender dig påmindelser, når det er tid til at gøre status, deadlines, ved datoændringer eller når folk har brug for din opmærksomhed
- Systemet holder styr på hvad du har lovet dig selv og andre og husker dig på det, så du slipper for at huske på det selv
Alle kan oprette og tilføje til initiativer til eksekveringsplanen
Brugerdrevet nedbrydning og kaskade af aktiviteter gør det muligt for hvert individ at dække egne behov for planlægning og kontrol
- Øget medarbejderengagement
- Mulighed for at dykke ned i flere detaljer, som organisationen selv har skabt, hvis det bliver nødvendigt
Mulighed for at organiser et afsnit i din handligsplan til driftsopfølgnings aktiviteter
Du kan bruge ActionPlanner til at eksekvere og følge op på alle slags aktiviteter – udvikling og driftsaktiviteter
- Spar tid og penge
- Øg din organisations effektivitet
Artikuler ‘hvorfor’ og ‘hvad der skal opnås’ for alle initiativer
Afstem forventninger til hinanden samt hvornår I er nået i mål. Mere realistiske eksekveringsplaner og muligheden for at prioritere løbende med visuelle overbliksrapporter
- At ting giver mening
- Engagement
- Øget motivation
Tilføj operationelle KPI’er på initiativer
Datadrevne diskussioner om målbare fremskridt
- Mere effektive møder
- Bedre performance og målopnåelse
Rollebaseret tilgang (ejer, ansvarlig, supporter, opretter) med workflow for accept af initiativer
Afklaring og transparens i hvem der driver hvad samt hvad der er seneste status
- Øget ansvarsfølelse
- Effektiv vidensdeling
Skab sammenhæng mellem overordnede mål og dag-til-dag eksekvering
Initiativer kan relateres/alignes til mål eller andre initiativer. Du kan sågar aligne et initiativ til flere mål hvis du ønsker
- Klar alignment imellem virksomhedens mål til det operationelle
- Afstemte ansvar for initiativer på alle niveauer
- Alle kan se, hvordan de bidrager
Funktioner der understøtter PLANER i ActionPlanner
Funktionalitet i ActionPlanner
- Skriv aftaler med initiativer, milepæle og opgaver
- Definer feedbackkrav
- Alle kan oprette og tilføje initiativer til eksekveringsplanen
- Artikuler ‘hvorfor’ og ‘hvad der skal opnås’ for alle initiativer
- Tilføj operationelle KPI’er på initiativer
- Rollebaseret tilgang (ejer, ansvarlig, supporter, opretter) med workflow for accept af initiativer
- Skab sammenhæng mellem overordnede mål og dag-til-dag eksekvering
Fordele
- Få overblik og visualisering af din forandringsagenda og tillad at skelne mellem de store og de små ting på eksekveringslisten
- Vi sender dig påmindelser, når det er tid til at gøre status, deadlines, ved datoændringer eller når folk har brug for din opmærksomhed
- Brugerdrevet nedbrydning og kaskade af aktiviteter gør det muligt for hvert individ at dække egne behov for planlægning og kontrol
- Du kan bruge ActionPlanner til at eksekvere og følge op på alle slags aktiviteter – udvikling og driftsaktiviteter
- Afstem forventninger til hinanden samt hvornår I er nået i mål. Mere realistiske eksekveringsplaner og muligheden for at prioritere løbende med visuelle overbliksrapporter
- Datadrevne diskussioner om målbare fremskridt
- Afklaring og transparens i hvem der driver hvad samt hvad der er seneste status
- Initiativer kan relateres/alignes til mål eller andre initiativer. Du kan sågar aligne et initiativ til flere mål hvis du ønsker
Værdi
- Ingen misforståelser: klare forventninger til leverancer. Ingen forglemmelser: systemet sender automatiske påmindelser. Bedre eksekvering: vi får flere af de prioriterede opgaver for hånden
- Systemet holder styr på hvad du har lovet dig selv og andre og husker dig på det, så du slipper for at huske på det selv
- Øget medarbejderengagement. Mulighed for at dykke ned i flere detaljer, som organisationen selv har skabt, hvis det bliver nødvendigt
- Spar tid og penge. Øg din organisations effektivitet
- At ting giver mening. Engagement. Øget motivation
- Mere effektive møder. Bedre performance og målopnåelse
- Øget ansvarsfølelse. Effektiv vidensdeling
- Klar alignment imellem virksomhedens mål til det operationelle. Afstemte ansvar for initiativer på alle niveauer. Alle kan se, hvordan de bidrager
Commitment
Det er essentielt ikke kun at skabe commitment omkring planen fra trin 2, men også at fastholde den!
Mange ledere er af den holdning, at deres job er færdigt så snart de har kommunikeret strategien ud. Desværre er det ikke helt så nemt. Det er en god start med en klar og eksekverbar kommunikationen (mange kommunikerer kun mål, men ikke hvordan målene skal nås), men altså kun en god begyndelse.
Nu starter det hårde ledelsesarbejde med dagligt at forklare hvad strategien skal betyde i en travl hverdag for den enkelte, at støtte teams i at fastholde fokus og overkomme udfordringer, at nå delmål og få succesfølelsen og dertilhørende fornyet energi og commitment. Derfor er eksekveringsledelse en ledelsesdisciplin, et håndværk – ja, nogle vil måske mene, at det er en helt kunstform.
Lad os se på hvordan vi kan hjælpe dig og dit team med at holde fokus på bolden og bevare commitment i en evigt omskiftelig hverdag
Funktioner der understøtter COMMITMENT i ActionPlanner
Funktionalitet i ActionPlanner
Fordele
Værdi
Tildel ansvar for alle aktiviteter, på alle niveauer
Transparens i hvem der leverer og på hvilke aktiviteter
- Højt niveau af ansvarsfølelse
Udeståender
Udeståender er en funktionalitet, der støtter den enkelte i at huske alle de ting man har lovet sig selv og andre. Hvis man glemmer dem popper de op på en listen af udestående
- Mindre stress, fordi du ikke længere skal bruge mental kapacitet og stresse over de hundredevis af ting du skal huske på
- Sparre tid, fordi din informationen er samlet ét sted, tilgængeligt hvor som helt fra og når du skal bruge det
Daglig komprimeret e-mail serveres i din indbakke kl. 6 om morgenen, så du kan læse den sammen med morgenkaffen
Indeholder alt relevant information for dig for det seneste døgn, i én enkel e-mail (undgå spam i løbet af dagen)
- Støt dit team til succes, ved at give dem feedback på den indsigt du fik i din komprimerede email – selv inden du nåede ind på kontoret!
Inviter gæster
Involver kollegaer fra andre afdelinger eller eksterne samarbejdspartnere uden ekstra omkostninger. Brug gæste funktionen og slip for e-mails og vedhæftede filer
- Spar tid og penge
- Fasthold aftaler (så de ikke glemmes), når du delegerer
- Bedre eksekvering
Overbliksrapporter i realtid
Transparens driver og motiverer til bedre team præstationer
- Bedre samarbejde
- Overvinde forhindringer hurtigere
- Teams der udvikler sig succesfuldt sammen
Rollebaseret styringsmodel
Klar rolle og ansvarsfordeling, der empower og giver beføjelser til de ansvarlige personer
- Få og fasthold engagement og commitment
- Skab en kraftfuld eksekveringskultur
Godkendelses workflow hvor Initiativer aktivt skal godkendes af initiativ ansvarlige, før de er aktive
Højere forventningsafstemning og commitment. Studier viser, at vi føler os mere committede når vi siger JA, hvis vi har haft mulighed for at sige NEJ.
- Mere effektivt samarbejde, fordi folk føler sig hørt og set
- Bedre leverancer, fordi opgaven var klar fra start til slut
Alle bruger samme værktøj
ActionPlanner arbejder med “Execution Excellence”, som Six Sigma arbejder med “Operational Excellence”. Ved at strømligne tilgangen til eksekveringsledelse med en fælles proces, sprog og kompetencer med en stor gruppe mennesker opnås store effektivitetsforbedringer
- Execution Excellence, fordi mennesker er committet og alignet omkring deres tilgang til eksekvering
Funktioner der understøtter COMMITMENT i ActionPlanner
Funktionalitet i ActionPlanner
- Tildel ansvar for alle aktiviteter, på alle niveauer
- Udeståender
- Daglig komprimeret e-mail serveres i din indbakke kl. 6 om morgenen, så du kan læse den sammen med morgenkaffen
- Inviter gæster
- Overbliksrapporter i realtid
- Rollebaseret styringsmodel
- Godkendelses workflow hvor Initiativer aktivt skal godkendes af initiativ ansvarlige, før de er aktive
- Alle bruger samme værktøj
Fordele
- Transparens i hvem der leverer og på hvilke aktiviteter
- Udeståender er en funktionalitet, der støtter den enkelte i at huske alle de ting man har lovet sig selv og andre. Hvis man glemmer dem popper de op på en listen af udestående
- Indeholder alt relevant information for dig for det seneste døgn, i én enkel e-mail (undgå spam i løbet af dagen)
- Involver kollegaer fra andre afdelinger eller eksterne samarbejdspartnere uden ekstra omkostninger. Brug gæste funktionen og slip for e-mails og vedhæftede filer
- Transparens driver og motiverer til bedre team præstationer
- Klar rolle og ansvarsfordeling, der empower og giver beføjelser til de ansvarlige personer
- Højere forventningsafstemning og commitment. Studier viser, at vi føler os mere committede når vi siger JA, hvis vi har haft mulighed for at sige NEJ.
- ActionPlanner arbejder med “Execution Excellence”, som Six Sigma arbejder med “Operational Excellence”. Ved at strømligne tilgangen til eksekveringsledelse med en fælles proces, sprog og kompetencer med en stor gruppe mennesker opnås store effektivitetsforbedringer
Værdi
- Højt niveau af ansvarsfølelse
- Mindre stress, fordi du ikke længere skal bruge mental kapacitet og stresse over de hundredevis af ting du skal huske på. Sparre tid, fordi din informationen er samlet ét sted, tilgængeligt hvor som helt fra og når du skal bruge det
- Støt dit team til succes, ved at give dem feedback på den indsigt du fik i din komprimerede email – selv inden du nåede ind på kontoret!
- Spar tid og penge. Fasthold aftaler (så de ikke glemmes), når du delegerer. Bedre eksekvering
- Bedre samarbejde. Overvinde forhindringer hurtigere. Teams der udvikler sig succesfuldt sammen
- Få og fasthold engagement og commitment. Skab en kraftfuld eksekveringskultur
- Mere effektivt samarbejde, fordi folk føler sig hørt og set. Bedre leverancer, fordi opgaven var klar fra start til slut
- Execution Excellence, fordi mennesker er committet og alignet omkring deres tilgang til eksekvering
Opfølgning
Opfølgning er det fjerde og sidste trin (inden man starter på 2. iteration) i Veloso Execution Excellence processen. Dette trin sikrer, at teams gennemfører frekvente feedback loops som en integereret del af deres arbejdsgang.
Når der skal gives feedback, skal der reflekteres og det er her læring, forståelse og perspektivering opstår. I vores moderne tider er der ikke meget overskud til reflektion, men hvis vi skal lære og forbedre os, må vi tage os tiden til reflektion, så vi kan forblive på forkant med udviklingen og de mange forandringer der hele tiden udfordrer vores eksekveringsplan, når den rammer virkeligheden.
Som en hjerterytme, bør et team først blive enige om frekvensen hvormed feedback skal gives og hvor tit teamet har behov for opfølgningsmøder. De fleste teams har ugentlige teammøder, månedlige ledelser- og 1-til-1 møder samt kvartalsvise direktionsmøder.
Las os se på hvordan ActionPlanner hjælper med at digitalisere feedback processen og de opfølgningsmøder, der finder sted
Sammen står vi stærkere!
ActionPlanner bygget fundamentalt set på den simple, men kraftfulde idé om, at teams løfter bedst i flok
Det perspektiv ActionPlanner stifter og administrerende direktør, Victor Veloso tilbyder, er hvordan man bedst løfter i flok i en digital tidsalder. En tidsalder, der på den ene side udfordringer organisationers evne og vilje til at være agil, kreativ og forandringsparat og på den anden side at værne om den personlige integritet, motivation og arbejdsglæde.
Det er bestemt en kompleks udfordrer de fleste ledere kender til og er ansvarlige for at eksekvere på. Derfor har vi ladet os inspirere af adskillige Thought Leaders, fra forskellige ledelsesdomæner og samlet trådene i én samlet løsning til at opnå Execution Excellence